Privacy statement

Mentrix hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacy statement lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

Mentrix is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy statement.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je het contactformulier invult

Via het contactformulier op deze website ontvangen we de volgende gegevens:

• bedrijfsnaam;
• naam;
• e-mailadres;
• de inhoud van je bericht, inclusief eventuele persoonsgegevens die je daarin zelf vermeldt.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen. We doen dat omdat jij ons daarom vraagt en omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben om berichten van (potentiële) klanten goed af te handelen.

Als je ons mailt of belt

Neem je per e-mail of telefoon contact met ons op, dan verwerken we de gegevens die je ons daarbij geeft, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je vraag. Ook deze gegevens gebruiken we alleen om je vraag af te handelen.

Als je klant bij ons bent

Voor onze dienstverlening, zoals het verwerken van de boekhouding, het opstellen van tussentijdse cijfers, het verzorgen van de jaarrekening en aangiften, advies en interim projecten, verwerken we onder meer:

• naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van jou en je contactpersonen;
• financiële en fiscale gegevens, zoals bankrekeningnummers en gegevens uit je administratie;
• je burgerservicenummer (BSN), alleen als dat wettelijk nodig is, bijvoorbeeld voor het verzorgen van aangiften;
• persoonsgegevens die in de administratie van je onderneming voorkomen, bijvoorbeeld van medewerkers, klanten of leveranciers.

We verwerken deze gegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

• Gegevens uit het contactformulier, e-mail en telefoongesprekken bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en eventueel vervolgcontact te hebben, en uiterlijk twee jaar na ons laatste contact. Word je klant, dan gelden de termijnen hieronder.
• Klant- en administratiegegevens bewaren we zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang de wet dat verplicht. Voor fiscale gegevens is dat in de regel zeven jaar.

Met wie delen wij je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit aan derden. We delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, of als we daartoe wettelijk verplicht zijn:

• Dienstverleners die ons ondersteunen. Denk aan de hosting van deze website (Vercel), de mailserver van onze hostingpartij waarmee berichten uit het contactformulier worden verstuurd en de software die we gebruiken voor e-mail en administratie. Met deze partijen maken we afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.
• Overheidsinstanties. Bijvoorbeeld de Belastingdienst bij het indienen van aangiften, als dat onderdeel is van onze opdracht.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Als je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

Cookies en lettertypen

Deze website gebruikt geen cookies en geen analyse- of trackingtools. Voor de weergave van onze huisstijl laadt je browser lettertypen van Adobe Fonts. Daarbij ontvangt Adobe technische gegevens, zoals je IP-adres, die nodig zijn om de lettertypen te leveren. Volgens Adobe worden hierbij geen cookies geplaatst. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Adobe Fonts.

Links naar andere websites

Op deze website staat een link naar onze pagina op LinkedIn. Klik je daarop, dan gelden de privacyregels van LinkedIn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop andere websites met je gegevens omgaan.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Zo verloopt het verkeer met deze website via een versleutelde verbinding (https) en hebben alleen medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben toegang tot je gegevens.

Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• het recht om je gegevens in te zien;
• het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• het recht om je gegevens te laten verwijderen;
• het recht om de verwerking te laten beperken;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
• het recht om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit).

Een verzoek kun je sturen naar info@mentrixadvies.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je te identificeren. Stuur ons nooit zonder overleg een kopie van je identiteitsbewijs.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen dit privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.